やることがいくつもあると、「何から始めよう」と考えるだけで時間が過ぎてしまうことがあります。
用事を忘れないようにメモしても、長いリストを見て疲れてしまうこともあるでしょう。
そんなときに試したいのが、やることを一度書き出し、その中から「今日やる3つ」を選ぶ方法です。
3つという数は、必ず守る決まりではありません。忙しい日は1つでも構いません。この記事では、紙のメモやスマホを使って、今日取り組むことを決める仕組みを紹介します。
やることを整理する仕組みをツクル
やることの整理では、「覚えておく用事」と「今日取り組む用事」を分けてみましょう。
思いついた用事をすべて今日のリストへ入れると、予定が詰まりすぎてしまいます。
まずは用事をまとめて書き出し、今日の時間や体力に合わせて選びます。残りは別のリストに置いておけば、今日すべてを終わらせようとする必要はありません。
「用事の一覧」と「今日のメモ」を分ける
メモには、次の2つの場所を用意します。
- 用事の一覧： 今後やりたいこと、忘れたくないことを書いておく場所
- 今日のメモ： 今日取り組むことだけを書く場所
紙なら、ノートに用事の一覧を書き、小さなメモに今日の予定をまとめられます。
スマホなら、メモアプリに「用事の一覧」と「今日やること」という2つのメモを作る方法でも十分です。
最初から細かく分類せず、まずはこの2つで始めてみましょう。
3つは予定を絞るための目安
「今日やる3つ」は、用事を選ぶための目安です。3つにすると必ず効率が上がる、という意味ではありません。
時間のかかる作業がある日は1つか2つに減らします。反対に、短い用事が多い日も、まず優先するものを決めてから追加しましょう。
件数だけでなく、どのくらいの時間が必要かを考えることが大切です。
最初に、気になる用事を書き出す
まずは、頭に浮かぶ用事を「用事の一覧」へ書きます。
仕事、家事、連絡、買い物などが混ざっていても構いません。この段階では順番を決めず、忘れたくないことを残します。
たとえば、次のような一覧です。
- 商品を発送する
- ブログの記事を書く
- 洗剤を買う
- 請求書を確認する
- 病院の予約をする
- 机の上を片づける
書き出した後で、今日必要なものを選んでいきます。
大きな用事は、取りかかれる作業に分ける
「ブログを進める」「部屋を片づける」だけでは、どこから始めるか迷うことがあります。
そんなときは、最初にする動作が分かる形へ書き換えてみましょう。
| 大きな用事 | 今日取り組める形 |
|---|---|
| ブログを進める | 記事の見出しを作る |
| 商品を出品する | 商品1点の写真を撮る |
| 部屋を片づける | 机の上の不要な紙を分ける |
| お金を管理する | 今月の請求書を1か所に集める |
| 旅行の準備をする | 持ち物の一覧を書く |
一度に全部を終わらせる必要はありません。「今日はどこまで進めるか」が分かる大きさにします。
期限がある用事には日付を書く
発送、支払い、予約など、期限がある用事には日付も書いておきましょう。
「請求書を確認する」よりも、「○月○日までに、請求書の金額と支払日を確認する」と書く方が、必要な作業を把握しやすくなります。
忘れると困る期限は、用事の一覧だけでなく、カレンダーや通知にも登録しておくとよいでしょう。
「今日やる3つ」を選ぶ方法
一覧ができたら、今日取り組む用事を選びます。
先に、外出や仕事などで使える時間がどのくらい残っているか確認してください。空いている時間に収まる量を選ぶことが基本です。
最初に、期限や約束を確認する
まずは、今日対応する必要がある用事を確認します。
- 今日が発送期限の商品
- 今日までに必要な返信
- 支払期限が近い請求
- 時間が決まっている予約
こうした用事がある日は、それを先に予定へ入れます。
期限のある用事だけで時間が埋まるなら、ほかの作業を無理に追加しなくても構いません。
次に、進めたいことを1つ選ぶ
余裕があれば、仕事や暮らしの中で進めたいことを1つ選びます。
たとえば、記事の見出し作成、商品写真の撮影、書類の整理などです。
急ぎの用事だけで毎日が終わってしまう場合は、こうした作業を小さく分けて入れてみましょう。
「記事を完成させる」が難しければ、「導入文を書く」まででも十分です。
残りは、今日の余裕に合わせる
最後の1つは、今日の時間や体力を見て決めます。
短い片づけや買い物でもよいですし、すでに予定が多ければ空けておいても構いません。
予定を3つ埋めることよりも、無理のない量にすることを優先しましょう。
そのまま使える「今日のメモ」の例
今日のメモは、短くまとめると見返しやすくなります。
最初は、次のような形で使ってみてください。
普段の日のメモ
今日やること
- □ 発送する商品1点を梱包する
- □ ブログ記事の見出しを作る
- □ 買い物の帰りに洗剤を買う
余裕があれば
- 机の上の紙を整理する
「余裕があれば」は、今日必ず終わらせる予定と分けておきます。できなかったものを、すべて翌日の必須予定へ移す必要はありません。
疲れている日のメモ
今日やること
- □ 期限のある連絡に返信する
明日以降に考えること
- 記事の本文を書く
- 商品の写真を撮る
疲れている日は、今日必要なことを確認して予定を減らす使い方もできます。
「3つできなかった」と数えるためではなく、今日どこまで取り組むかを決めるためのメモです。
作業する時間も一緒に書く
取りかかるタイミングに迷う場合は、作業の横に時間やきっかけを書きます。
- 朝食の後に、発送する商品を梱包する
- 昼の用事が終わったら、見出しを作る
- 買い物へ出る前に、洗剤の残りを確認する
細かい時刻で予定を組みにくい日は、「○○の後にする」という書き方でも構いません。
紙とスマホはどちらが使いやすい？
紙でもスマホでも、続けやすい方を選んで大丈夫です。
機能の多さよりも、普段の生活で見返せるかどうかを考えましょう。
| 方法 | メリット | 気をつけたい点 |
|---|---|---|
| 紙のメモ | 机などに置いて見返せる。終わった用事に印をつけやすい | 持ち歩き忘れや紛失に注意。通知は使えない |
| スマホのメモ | 外出先でも追加・修正できる | アプリを開かないと見返さない場合がある |
| 通知付きのタスクアプリ | 期限や繰り返しの用事を管理できる | 設定を増やしすぎると管理に手間がかかる |
紙は、いつも目に入る場所へ置く
紙を使う場合は、作業する机や手帳など、よく見る場所へ置きます。
メモを書くたびに別の場所へ置くと、どこに書いたか分からなくなりがちです。今日のメモを置く場所も決めておきましょう。
新しいノートを買わなくても、手元にある紙やメモ帳で試せます。
スマホは、メモを探す手間を減らす
スマホを使う場合は、「今日やること」という同じメモを使う方法がおすすめです。
毎日新しいメモを作るより、使う場所を固定した方が迷いにくくなります。アプリに固定表示やウィジェットの機能があれば、使いやすいか試してみてください。
操作に慣れるまでは、標準のメモアプリなど、すでに使っているもので始めましょう。
終わらなかった用事はどうする？
一日の終わりに、今日のメモを見返します。
終わった用事にはチェックを入れ、残った用事は「明日も必要か」を確認しましょう。
そのまま全部を翌日に移さない
終わらなかった用事を毎日すべて移すと、翌日の予定が増え続けてしまいます。
残った用事は、次のように考えて整理します。
- 明日対応する必要がある → 明日の候補へ
- 急がない → 用事の一覧へ戻す
- 今は必要がなくなった → 削除する
- 大きすぎて進まなかった → 作業を小さく分ける
用事を減らしたり、延期したりすることも整理の一部です。
何度も残る用事は、止まっている理由を見る
同じ用事が何日も残る場合は、単に翌日へ移す前に理由を考えてみましょう。
たとえば、「商品を出品する」が進まないなら、写真がないのか、説明文に迷うのか、価格を決められないのかを確認します。
理由が分かれば、次のメモを「写真を撮る」「商品の状態を確認する」などに変えられます。
必要な道具や情報がそろっていない場合は、それを準備する作業から始めましょう。
メモを続けるために気をつけたいこと
メモの仕組みは、管理そのものに時間がかかりすぎない形にします。
きれいに書くことや、すべての用事を記録することを目標にしなくても大丈夫です。
細かく管理しすぎない
色分け、分類、優先度などを一度に増やすと、書く作業が負担になることがあります。
最初は「用事の一覧」と「今日やること」だけにして、不便を感じた部分を後から調整しましょう。
急な用事が入ったら、予定を入れ替える
予定外の連絡や外出が入ったら、今日のメモも変更して構いません。
急な用事を追加するだけでなく、後回しにできるものを一覧へ戻します。予定は、一日の状況に合わせて調整するためのものです。
忘れた日があっても、次の日から使う
メモを書かなかった日があっても、過去の予定をすべて埋め直す必要はありません。
次に使う日に、必要な用事を確認して再開しましょう。毎日欠かさず続けることより、困ったときに使える仕組みにすることを目指します。
やることの整理でよくある質問
3つ以上の用事がある日はどうすればよい？
時間の決まった予定や細かな家事まで、すべて3つに収める必要はありません。
「今日やる3つ」は、特に意識して取り組む作業を選ぶための目安として使えます。用事が多い日は、必要な時間を確認して、後回しにできるものを分けましょう。
毎朝書かないといけない？
前日の夜でも、仕事を始める前でも構いません。
予定が変わりやすい方は朝に確認し、朝が忙しい方は前夜に候補を書いておくなど、自分の生活に合わせてください。
専用のノートや有料アプリは必要？
必須ではありません。手元のメモ帳や、スマホの無料で使えるメモ機能から始められます。
実際に使ってみて、通知や共有などが必要になったら、それに対応する道具を検討しましょう。
買い物の用事も整理したい方は、スマホで日用品リストをまとめる方法も参考にしてください。
まとめ
やることを整理するときは、忘れたくない用事の一覧と、今日取り組むメモを分けてみましょう。
一覧から「今日やる3つ」を選び、大きな用事は取りかかれる作業へ分けます。3つは目安なので、時間や体力に合わせて減らしても構いません。
終わらなかった用事は、全部を翌日へ移さず、期限や必要性を見直してください。
まずは手元の紙やスマホで、今日取り組むことを1つ書いてみましょう。自分が見返しやすい場所に置くところから、使いやすい仕組みをツクれます。
