予定を伝えたつもりでも、相手は聞いていなかったり、日付を忘れていたりすることがあります。
家族の予定を共有するときは、すべてを細かく書き込むよりも、「一緒に確認する必要がある予定」を決めておくと整理しやすくなります。
この記事では、紙のカレンダーやスマホ、伝言メモを使って、家族の予定を共有する方法を紹介します。まずは家にあるものから始めて、続けやすい形を探してみてください。
家族で共有する予定を決める
自分の予定をすべて家族に知らせる必要はありません。まずは、ほかの人の行動にも関わる予定から共有しましょう。
たとえば、次のようなものです。
- 一緒に出かける日と集合時間
- 送迎を頼みたい日
- 荷物の受け取りをお願いしたい時間帯
- 家族が対応する修理や点検の訪問日
- 夕食が不要な日
- 家で一緒に済ませたい用事
「通院」とだけ書くよりも、「火曜の午前は外出。荷物の受け取りをお願いしたい」と書く方が、相手に必要なことが伝わります。
詳しい事情まで書きたくない予定は、「外出」「不在」などの表示でも構いません。共有する範囲は、家族で相談して決めてください。
カレンダーと伝言メモを使い分ける
カレンダーには日付の決まった予定を、伝言メモにはお願いや確認事項を書きます。
| 書く場所 | 向いている内容 | 記入例 |
|---|---|---|
| カレンダー | 日付・時間の決まった予定 | 10日 14時〜16時 荷物到着予定 |
| 伝言メモ | お願い・返事が必要なこと | 10日の荷物を受け取れるか教えてください |
| 自分用のメモ | 家族との共有が不要な用事 | 注文内容を確認する |
予定とお願いを一つの欄に詰め込むと、何をすればよいのか分かりにくくなります。
たとえば、カレンダーに荷物の到着予定を書いただけでは、誰が受け取るかまでは決まりません。対応を頼みたい場合は、相手に確認して返事をもらいましょう。
紙とスマホ、どちらを使う？
家で一緒に見るなら紙、外出先でも確認したいならスマホが候補になります。
便利そうな方法を選ぶより、家族が実際に確認できるものを選びましょう。
| 方法 | 使いやすい点 | 気をつけたい点 |
|---|---|---|
| 壁掛けカレンダー | 家の中で一緒に見られる。予定を書き足しやすい | 外出先では確認しにくい。変更時に書き直す必要がある |
| ホワイトボード | 予定や伝言を消して更新できる | 消す前の内容を残したい場合は、写真などで控える必要がある |
| スマホの共有カレンダー | 外出先でも確認できる | 全員が使えること、共有設定を確認することが必要 |
| メッセージアプリ | 変更やお願いを直接伝えられる | 会話が続くと、前の予定が見つけにくくなる |
スマホが苦手な人がいるなら、紙だけでも始められます。反対に、家族の生活時間が違って同じ場所を見にくい場合は、スマホで共有する方法も考えられます。
最初から複数の道具をそろえる必要はありません。一つ使ってみて、困った点があれば補っていきましょう。
紙のカレンダーは、無理なく見られる場所に置く
紙で共有する場合は、置き場所を決めます。
キッチン、食卓の近く、出入りの際に通る場所など、家族が確認しやすい場所を候補にしてください。
ただし、来客から見える場所に置く場合は、書く内容にも配慮が必要です。詳しい不在時間や個人情報を書きたくない場合は、家族だけが見られる場所に置きましょう。
文字を書ける大きさを選ぶ
カレンダーは、掛けられるかだけでなく、日付の欄に必要な文字が入るかも確認します。
名前、時間、予定を一つの欄に書くなら、書き込みスペースに余裕があるものを選びましょう。
今あるカレンダーの欄が狭い場合は、予定の詳細を別のメモに書き、カレンダーには短い見出しだけ記入する方法もあります。
書く道具も近くに置く
書こうと思ったときにペンが見つからないと、後回しにしてしまうことがあります。
ペンを一緒に置くなら、カレンダーの近くに定位置を作りましょう。ホワイトボードの場合は、対応するマーカーと消す道具を用意します。
壁や家具に取り付ける際は、取り付け用品の使用条件を確認してください。冷蔵庫などに磁石で付ける場合も、取り付けられる面かを確かめてから使いましょう。
スマホで共有するときは、予定を入れる前に確認する
共有カレンダーを使う場合は、予定を入れる前に「誰に見えるか」「誰が変更できるか」を確認します。設定項目はアプリによって異なります。
仕事用や自分用の予定まで、意図せず共有しないようにしてください。
最初に試しの予定を一つ入れ、家族の端末でも表示されるか確かめると、設定の行き違いを見つけやすくなります。
通知についても、全員に同じように届くとは限りません。通知だけに頼らず、確認が必要な予定は直接伝えてください。
予定の書き方をそろえる
人によって書き方が違うと、予定の意味を読み取りにくくなります。
最低限、次の3つをそろえましょう。
- 日付
- 時間、または時間帯
- 誰の予定か
「午後から外出」だけでは、誰が出かけるのか分かりません。「母：13時から外出」のように書くと区別できます。
色分けを使う場合も、色だけで判断する形にはせず、名前や頭文字を添えておきましょう。
終了時間が分からない予定は、無理に決めず「帰宅時間は未定」と書きます。分かってから更新すれば十分です。
変更した予定は、書き直してから伝える
予定が変わったときは、共有するカレンダーを更新し、必要な相手に変更を伝えます。
口頭で知らせただけでは、カレンダーに古い予定が残ります。後から見た人が、どちらが正しいか迷う原因になります。
紙の場合は古い記入を消すか、取り消したことが分かるようにして、新しい予定を書きましょう。
特に送迎や予約、家族へのお願いに関わる変更は、相手が確認したかまで確かめてください。
予定を二重に管理しすぎない
紙とスマホを両方使うことはできますが、両方にすべての予定を書き込むと、変更のたびに二つ直す必要があります。
併用するなら、どちらを最新の予定として見るか決めておきましょう。
たとえば、次のような分け方があります。
- 紙のカレンダーを基本にして、急な変更だけメッセージで知らせる
- スマホの共有カレンダーを基本にして、紙には今週の大事な予定だけ書く
- 日付のある予定はカレンダー、お願いは伝言メモに分ける
家族に合う形は違います。書く負担が大きい場合は、共有する予定を絞ることから見直してください。
伝言メモは、返事が必要か分かるように書く
伝言には、お知らせだけでよいものと、返事が必要なものがあります。
「荷物が届きます」だけでは、読んで終わりなのか、受け取ってほしいのか分かりません。
お願いするときは、内容を具体的に書きます。
水曜の14時〜16時に荷物が届く予定です。受け取りをお願いできますか。難しければ、今日中に教えてください。
用事が済んだら、メモを外すか、完了したことが分かる印を付けましょう。古い伝言を残し続けないことで、今確認することを見つけやすくなります。
道具を買う前に、家にあるもので試す
予定共有のために、最初から新しいカレンダーやボードを買う必要はありません。
家にあるカレンダー、ノート、紙などを使って、「何を書けばよいか」「どこなら見るか」を試せます。
使ってみてから、必要な道具を選びましょう。
- 書く欄が足りないなら、大きめのカレンダー
- 予定変更が多いなら、消して書き直せるボード
- お願いを別に残したいなら、小さな伝言スペース
- 外出先で見る必要があるなら、スマホで共有する方法
道具の見た目だけでなく、文字の書きやすさ、消しやすさ、置き場所との相性も確認してください。
今週の予定や短い伝言を書く場所を作りたい方には、30×45cmのホワイトボードも選択肢です。下の商品は、消す部分付きの黒マーカーと吊り下げ用のひもが付属しています。設置場所に合うかを確認し、価格・送料は下の商品リンクからご確認ください。
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家族の予定共有でよくある質問
一人が全部書き込んだ方がよい？
一人がまとめる方法もありますが、その人に負担が集中する場合があります。
各自が自分の予定を書くのか、伝えた予定を一人がまとめるのか、無理のない役割を相談してください。
カレンダーを見てもらえない場合は？
場所を変えるだけでなく、書かれている内容が多すぎないか、文字が読みにくくないかも確認しましょう。
確認するタイミングを相談する方法もあります。ただし、見ていないことを責めるより、何なら確認しやすいかを聞いた方が、方法を見直しやすくなります。
細かい予定まで共有した方がよい？
家族に関係する予定からで構いません。
個人の予定をどこまで共有するかは、それぞれの希望を尊重して決めましょう。詳しい内容を書かなくても、不在や対応できない時間が分かれば足りる場合があります。
家族で共有する予定とは別に、自分が今日やることも整理したい方は、メモの使い方を紹介したこちらの記事も参考にしてください。
まとめ
家族の予定を共有するときは、道具を増やす前に、何を共有するかを決めましょう。
日付の決まった予定はカレンダー、お願いや確認事項は伝言メモに分けると、内容を整理できます。
紙とスマホを併用する場合は、どちらを最新の予定として見るか決めてください。予定が変わったら更新し、対応を頼む相手にも伝えます。
まずは家にあるものに、家族で確認したい予定を一つ書くところから始めてみてください。
